Unter den verschiedenen Programmen zur Organisation der E-Mails gibt es eine verheerend große Auswahl, sei es ein kostenpflichtiges Programm eines Unternehmens, Open-Source-Lösungen frei arbeitender Programmierer oder Web-Applikationen, die sich nur durch Werbung finanzieren. Schlussendlich muss man sich aber für einen entscheiden.
Outlook ist einfach ein anerkannter E-Mail-Client für die Arbeit in großen Unternehmen aus vielen verschiedenen Gründen. Eine große Rolle spielt natürlich die unbestreitbar große Verbreitung. Firmen sparen eine Menge Kosten, da die Umschulung und Lehrgänge für den Umgang mit dem Programm in vielen Fällen einfach nicht nötig sind. Abgesehen davon bedeutet die Verbreitung auch, dass mehr Systeme mit dem Client kompatibel sind, was sich im Endeffekt ebenfalls positiv auf die Ausgaben auswirkt. Haben Mitarbeiter ein Smartphone oder ein PDA, sind sie um einiges effektiver, denn Blackberrys zum Beispiel unterstützen den Empfang und die Organisation von E-Mails über Outlook schon seit jeher.
Aber auch als persönlicher E-Mail-Client hat das Programm seine Vorteile. Es erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern die Tools zur Verwaltung können auch im Alltag ganz nützlich sein. Die To-do-Liste ist schnell zur Einkaufsliste umfunktioniert, die Benutzung des Kalenders ist keine Frage, verwenden kann man ihn zu jedem Zweck, und genauso verhält es sich mit dem Terminplaner. Das Adressbuch kann auch für die persönlichen Kontakte verwendet werden und so hat man alle Freunde und Verwandte auf einem Blick. Spam kann man vergessen, der Filter ist in der Lage, effektiv unerwünschte Werbung von der Bildfläche verschwinden zu lassen. Sollte es doch dazu kommen, dass sich Spam in das Postfach einnistet, braucht es nur wenige Klicks, und E-Mails des Empfängers erhält man nie wieder. Und ein weiterer Vorteil der großen Verbreitung ist, dass man bei Problemen mit Outlook Hilfe bekommen kann, indem man einfach nach dem Problem in Foren sucht.